Grote hoeveelheden data, banken komen er dagelijks mee in aanraking. Betrouwbare informatie is noodzakelijk om de verplichte rapportages waar toezichthouders tegenwoordig om vragen op te leveren. Webwereld interviewde Frans Gallegos Ruiz en Sandra Wennemers over het belang van dezelfde taal spreken.
Bij ABN AMRO zijn in voorgaande jaren op verschillende afdelingen allerlei systemen ontwikkeld die vvan eigen data gebruikmaken. Toen men eenmaal met datawarehousing begon, werd duidelijk dat het heel veel tijd ging kosten om alle gegevens op elkaar af te stemmen.
“Vaak komen de termen van verschillende afdelingen en systemen niet overeen”, licht dataconsultant Frans Gallegos Ruiz toe. “Om een goed beeld te krijgen van welke gegevens waarbij horen, is het van belang dit te bespreken met de afdelingen. Wij analyseren de data-elementen, zo kunnen we aangeven wat de bedoeling is. Vervolgens verwerken wij alle termen en beschrijvingen in een lijst.”
De juiste context
“Een voorbeeld van zo’n term kan zijn klant”, vertelt dataconsultant Sandra Wennemers. “Zo heeft de ene afdeling het over ‘klanten’, een andere over ‘clients’ of ‘customers’. Op het eerste gezicht lijkt iedereen hetzelfde te bedoelen. Maar wanneer je doorvraagt, blijkt dat bijvoorbeeld de afdeling marketing ‘prospects’ ook meetelt. Dat kunnen toekomstige klanten zijn, maar op het moment zijn ze dat nog niet.”
Er is dus wel een verschil in termen per afdeling. “Dat stoort niet, zolang je je er maar bewust van bent”, zegt Sandra. “Want wanneer je de bestanden van klanten, clients en customers wilt samenvoegen, moet je eerst in overleg met de afdelingen gaan om te achterhalen over welke data het precies gaat, zodat je miscommunicaties voorkomt.”
Een groot digitaal woordenboek
Binnen een afdeling gaat het vrijwel altijd goed, men dezelfde taal. Het wordt pas een uitdaging als mensen over verschillende afdelingen met elkaar gaan praten, zoals bij de verplichte rapportages die toezichthouders van banken vragen om risico’s in kaart te brengen. “Daarom stellen wij momenteel een groot digitaal woordenboek samen. Zodat we bij de bank allemaal dezelfde terminologie gebruiken”, vertelt Sandra.
“De gesprekken over afdelingen heen verlopen hiermee soepeler, omdat er een heleboel ruis van de lijn wordt gehaald”, gaat Sandra verder. “Als bank worden we er wendbaarder door en kunnen we sneller op vragen reageren. Zonder woordenboek komen we er ook wel achter, maar kost het veel meer tijd. Data zijn een asset waaruit we veel informatie halen. Als de informatiehuishouding op orde is, biedt dat veel meerwaarde.”
Center of Expertise Data Management
Dit vraagt om een andere manier van werken bij de bank. Daarom is het Center of Expertise Data Management (CoE DM) in het leven geroepen. Een team van ervaren dataspecialisten die de organisatie bijstaan, specialisten zoals Frans en Sandra. “We leiden medewerkers op, maken ze bekend met de andere manier van werken en de daarbij te gebruiken standaarden voor datamanagement”, licht Frans toe.
Daarnaast helpen de dataconsultants van het CoE DM mee in projecten, wanneer nodig. “Heb je geen hulp van ons nodig? Dan doen wij een kwaliteitsreview om te zien of alles inderdaad goed gaat”, gaat hij verder. “Wij werken bij het CoE DM volgens een richtlijnenboek genaamd DMBOK, het Data Management Body of Knowledge. Een framework dat best practices beschrijft voor alle aspecten die bij datamanagement van belang zijn. DMBOK is de industriestandaard.”
Van projectbelang naar bedrijfsbelang
Het Center of Expertise wordt bij elk IT-project betrokken. Data speelt in elk project een rol, benadrukt Frans. “Bij een intake bekijken we welke vlakken het project allemaal raakt. Welke data zijn er al, welke structuren kunnen ze gebruiken bij de analyse van de voorwaarden? Voor veel mensen in het nieuw dat ze nu breder moeten kijken dan alleen een project. We willen ze op een hoger niveau laten nadenken, wat betekent dat we ze stimuleren om de bruikbaarheid van de data over de hele keten te zien.”
Het gaat erom dat mensen niet alleen kijken naar de specifieke voorwaarden van het project waar ze mee bezig zijn, maar ook of gegevens ergens anders in de organisatie een rol kunnen spelen. “Zo gaan we van projectbelang naar bedrijfsbelang. We kunnen bijvoorbeeld aangeven welke data al door andere afdelingen worden beheerd, zodat we deze niet meer opnieuw hoeven te verzamelen.”
Datamodel ontwerpen
Momenteel leveren de medewerkers van het Center of Expertise Data Management vooral ondersteuning en draaien ze mee in projecten. Sandra: “We beginnen bij de projectstart met de benodigdheden. Die zijn dan nog in een eigen taal opgesteld. Onze eerste stap is de benodigdheden vertalen naar begrippen uit het nieuwe standaardwoordenboek. Zodat iedereen in een zo vroeg mogelijk stadium de nieuwe universele taal spreekt. Zodra wij de benodigdheden vertaald hebben, helpen we vaak ook om het datamodel van de database te ontwerpen. Op die manier worden steeds vaker dezelfde datamodellen gebruikt en zijn onze databases volgens dezelfde standaard ontwikkeld. Een projectteam kan zo’n datamodel vervolgens zelf implementeren. Zodra iedereen aan de nieuwe manier van werken is gewend, kunnen projectteams ook zelf een datamodel ontwerpen. Dan doen wij alleen de review nog.”
Geïnteresseerd geraakt in datamanagement bij ABN AMRO? Bekijk dan hier de mogelijkheden.
