Ik kwam vol enthousiasme en ambitie van de universiteit: klaar om de wereld te veranderen, of nou ja, in ieder geval een aantal organisaties waar ik een opdracht ging doen vanuit YSE! Want ik kan de boel met mijn energie, creativiteit en ambitie wel even flink opschudden… toch?
Na dag 1 bij mijn opdrachtgever werd het mij al snel duidelijk. Er bestaan vaste patronen, mensen willen die niet altijd veranderen en die ruimte bestaat ook zeker niet altijd. Maar hoe ga ik hier mee om? Er wordt wel van mij verwacht dat ik een bepaalde verandering of een dosis nieuwe energie breng: je wilt immers toch veel leren en hebt ambitie? Maar niet iedereen in het bedrijf zit daar op te wachten. Je bent bijvoorbeeld al de zoveelste “frisse blik” die als externe de organisatie binnenkomt. Na wat rondvragen blijken meer starters hier tegen aan te lopen. Hoog tijd om eens op een rijtje te zetten hoe je hiermee om kunt gaan.
Tip 1: Zorg dat je snel alles geregeld hebt.
Toegang tot alle platforms, systemen en deuren is de basis voor een snelle start. Een kijkje op SharePoint, Yammer of het eigen Intranet, maar ook een old-skool prikbord op de gang kan je al heel veel vertellen over de organisatiecultuur van het bedrijf waarin je terecht bent gekomen! En logischerwijs voel je je sneller welkom en onderdeel van het bedrijf als je zelfstandig naar binnen kunt.
Tip 2: Breng de stakeholders in kaart en leer ze kennen
Hello Cafeïne rush! Na dat zesde kopje koffie van de dag beginnen je handen toch een beetje te trillen, maar het is wel effectief! Door in de eerste weken mensen die voor jouw opdracht belangrijk zijn persoonlijk te leren kennen, bouw je een band op met de mensen met wie jij gaat samenwerken. Hierdoor gaat de samenwerking gemakkelijker, en kun je ook rekenen op minder weerstand. En een gunfactor, wie wil die nou niet?
Tip 3: Ik wil alleen maar alles!
Die uitspraak komt mij in ieder geval erg bekend voor. Maar, hoe ambitieus en getalenteerd je ook bent, zelfs aan jouw kunnen zit een plafond. Zorg ervoor dat het voor jou en je opdrachtgever duidelijk is wat het concrete eindresultaat is voor jouw tijd op jouw opdracht. Je kunt nou eenmaal niet alles doen, dus prioriteiten moeten gesteld worden! Overleg hoe jij die 8 (of 10?) kunt halen tijdens je opdracht en zorg ervoor dat je daarmee bezig bent. Durf ook vooral ‘nee’ te zeggen tegen extra projecten die niet passen bij jouw opdracht (als je er geen tijd voor hebt). En last but not least, gun jezelf de tijd om de organisatie te leren kennen. Een periode van twee maanden om te wennen is niet meer dan normaal! Take it easy dus!
Tip 4: Wees je bewust van je omgeving
Iedere organisatie heeft een eigen cultuur. Jij hebt je eigen voorkeursgedrag, maar de mensen binnen een organisatie ook. Probeer voor jezelf een manier te vinden hoe je hier het beste mee om kunt gaan. Ik ben zelf vrij direct en rechtdoorzee, maar dat leidt vaker tot weerstand dan tot medewerking. Door te experimenteren met verschillende manieren van communiceren, kwam ik erachter dat ik bij de ene collega juist veel details moest vertellen en bij de ander mijn mails zo kort mogelijk moest houden om mijn gewenste resultaat te bereiken.
Tip 5: Verwonder jezelf
Het klinkt wat zweverig, maar blijf jezelf verwonderen over alles wat er om je heen gebeurt. Als jij binnen twee weken helemaal mee gaat met de medewerkers in de organisatie, verlies jij je frisse blik. Houd je eigen mening scherp en blijf alle vragen stellen die in je op komen. De dingen waar jij verbaasd over bent, zijn voor de gemiddelde medewerker intussen misschien de standaard geworden. Maar dat betekent niet dat het niet beter is om het anders te doen! Geef aan het einde van jouw opdracht bijvoorbeeld een “verwonderplaat” aan de opdrachtgever: een infographic waarop je de belangrijkste verrassingen in kaart hebt gebracht. Kan hij of zij zich ook weer verwonderen 😉
Hopelijk kun je met deze tips je verschillende opdrachten goed beginnen én afronden! Het klinkt misschien als een open deur, maar: het is makkelijker gezegd, dan gedaan. Ik ga er in ieder geval de komende tijd hard mijn best voor doen, om maar even cheasy af te ronden: ‘Alle adviezen die je ooit aan een ander gaf, waren voor jezelf bestemd’.
