Sinds een paar maanden ben ik bij Van Lanschot Kempen voor de Merchant Bank aan de slag. De Merchant Bank is binnen Kempen het onderdeel dat zich bezighoudt met het handelen in aandelen in opdracht van klanten. Ikzelf zit als EVG Start Trainee in het Kempen Merchant Bank Data Warehouse Team. Met al die Engelse woorden klinkt dat super interessant en dat is het eigenlijk ook. Want met het team halen we data uit allerlei bronnen en verwerken deze data in rapportages voor commerciële doeleinden en voor de toezichthouders van de bank.
Binnen het team ben ik Business Analyst. Dit houdt in dat ik in kaart breng wat de verschillende eisen (de requirements) zijn voor de data vanuit de eindgebruiker. Als een afdeling bijvoorbeeld een applicatie of software nodig heeft, dan ga ik met ze in gesprek. Dat kan bijvoorbeeld een applicatie zijn waarmee ze in kunnen zien wanneer er van klanten de meeste orders binnenkomen. Ik vraag na wat ze precies willen weten, maar ook waarom ze dit willen weten. Vervolgens kijk ik of alle benodigde data aanwezig is binnen de databronnen binnen de bank. Ik probeer zo het aanbod van de data te koppelen aan de vraag. Uiteindelijk maak ik een functioneel ontwerp. Dat ontwerp is de handleiding voor ontwikkelaars om de applicatie mee te bouwen.
In mijn eerste maand bij EVG Start had ik diverse IT certificeringen behaald. Maar ik had nog helemaal geen ervaring met de rol van Business Analyst. Je begrijpt wel dat voor mij in het het begin dus best lastig was om op stoom te komen. Toch was het niet de eerste keer dat ik in korte tijd op snelheid moest komen. Voor ik bij Van Lanschot Kempen begon, heb ik via EVG Start niet alleen een Startproject bij Allinqgedaan, maar ook nog eens twee projecten van elk een maand bij Allinq en Sandd. Elke keer kwam ik op een nieuwe afdeling of in een nieuwe organisatie met nieuwe vraagstukken. En daar moest ik dan vervolgens in een maand tijd een resultaat opleveren.
Dat is best een uitdaging, dus hoe doe je zoiets? Ondanks dat er geen vaste formule is om je snel in te werken, wil ik toch graag een aantal suggesties met je delen. Dingen die bij mij goed hebben gewerkt om snel op stoom te komen in een nieuwe opdracht.
Schuif aan
Tot nu toe ben ik in al mijn opdrachten van begin af aan aangeschoven bij allerlei afspraken en vergaderingen, in de hoop er wat van op te steken. Dat was in het begin best pittig. Al die voor mij onbekende drieletterige afkortingen en andere Engelse termen die over de tafel vlogen… Maar na een aantal vergaderingen begon ik al steeds meer termen te herkennen. Vaak noteerde ik de woorden die ik niet begreep, om later na te vragen bij een collega. Die kon mij dan de context of betekenis ervan uitleggen.
Blijf vragen
Ik heb talloze keren mijn collega’s gevraagd naar dingen die ik niet begreep. En dat heeft mij erg geholpen. Want je moet toch enige kennis van zaken hebben als je een project succesvol wilt opleveren in relatief korte tijd. Soms had ik het idee dat ik nogal triviale en onnozele vragen stelde. Maar ik bleef doorvragen totdat ik het wel begreep. En gelukkig kreeg ik altijd hulp. Want mijn collega’s beseften ook wel dat ik nog niet genoeg kennis van het onderwerp had waarmee ik me bezig zou gaan houden.
Blijf zoeken en doe aan zelfstudie
Bij de start van mijn projecten kreeg ik meestal een stapel papierwerk met daarin informatie over het uit te voeren project. Met zelfstudie dook ik daar dan in. Deze aanpak hielp mij enorm om de context van het probleem te begrijpen. En daarmee was ik dan weer in staat de scope van mijn projecten af te bakenen. En als ik meer informatie nodig had, dan ging ik daar naar op zoek. Vaak stond er wel een map op een gemeenschappelijke schijf met nuttige informatie.
Leer iedereen kennen
In al mijn voorgaande projecten was ik van anderen afhankelijk om het geheel tot een succes te brengen. Zo had ik vaak informatie van collega’s nodig om tot conclusies en aanbevelingen te komen. Het echt leren kennen van collega’s droeg dus bij aan het succes van mijn project. Een ander voordeel is dat een goed contact met collega’s mijn periodes bij de bedrijven nog leuker maakte. En dat is ook niet onbelangrijk!
Snel rechten krijgen
Iets waar ik in het begin niet meteen bij stilstond, is het snel toegang krijgen tot accounts en software. Uiteindelijk is dit essentieel om op stoom te komen. Zolang ik nog geen toegang tot bepaalde systemen had, kon ik geen analyses doen die benodigd waren voor het project. En in sommige organisaties kan het best wel even duren voordat je toegang hebt tot alle systemen en accounts. Ik heb de nodige telefoontjes moeten plegen om dit voor elkaar te krijgen. Dus zorg dat je dat snel regelt.
Tot slot
Mijn ervaring is dat de sleutel voor een succesvol project of opdracht bij vooral bij jezelf ligt. In de meeste gevallen zal je niet aan je het handje worden meegenomen. Maar een probleem hoeft dit niet te zijn. Want als je goede wil toont zijn je collega’s vaak bereid om je verder te helpen.
En als je dan eenmaal op stoom bent, dan word je project gegarandeerd een succes!
